Política de Privacidad y Protección de Datos Personales de Alicuenta

Versión: 1.0
Última actualización: 12 de septiembre de 2026

1. Identificación del operador de Alicuenta

Alicuenta es una plataforma web para la administración y gestión de conjuntos residenciales, condominios, residencias, urbanizaciones y ciudadelas.

Alicuenta es desarrollada y operada por Ricardo Yaguachi, persona natural con RUC 1726773623001, quien desarrolla sus actividades comerciales bajo la marca UrBeeCode, con domicilio en Quito, Ecuador.

Para consultas relacionadas con privacidad, protección de datos personales o ejercicio de derechos:

Correo electrónico: [email protected]

En este documento, las referencias a “Alicuenta”, “UrBeeCode”, “nosotros”, “nuestro” o “la plataforma” se entenderán realizadas al operador anteriormente identificado, salvo que por el contexto se indique otra cosa.

2. Objeto y alcance

Esta Política explica cómo se tratan los datos personales relacionados con Alicuenta y aplica, según corresponda, a:

• El sitio web de Alicuenta.
• La plataforma web de Alicuenta.
• El portal de administración.
• El portal de copropietarios.
• El portal de portería.
• Formularios de contacto, solicitudes de información y demostraciones.
• Procesos de registro, soporte y atención al cliente.
• Funcionalidades habilitadas por cada conjunto residencial.
• Relaciones comerciales con administradores, directivas, conjuntos residenciales y otros clientes.

Alicuenta se rige por la normativa ecuatoriana aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su Reglamento General y las resoluciones aplicables emitidas por la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP).

3. Roles en el tratamiento de datos personales

La función de Alicuenta frente a los datos personales depende de la finalidad concreta del tratamiento.

3.1. Alicuenta como responsable del tratamiento

Ricardo Yaguachi, bajo la marca UrBeeCode, podrá actuar como responsable del tratamiento respecto de los datos personales que determine tratar para finalidades propias, entre ellas:

• Atender solicitudes de información o demostraciones.
• Gestionar la contratación del servicio.
• Gestionar facturación y relación comercial.
• Prestar soporte y atención al cliente.
• Administrar comunicaciones operativas con clientes.
• Proteger la seguridad de Alicuenta.
• Prevenir abusos, accesos no autorizados o fraude.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias o regulatorias aplicables.

3.2. Alicuenta como encargado del tratamiento

Cuando un conjunto residencial, su administración u otra entidad contratante incorpora datos de copropietarios, residentes, miembros de directiva, personal, visitantes u otras personas para administrar su comunidad, la entidad que determina las finalidades y medios de ese tratamiento actuará, con carácter general, como responsable del tratamiento.

En estos casos, Ricardo Yaguachi, a través de Alicuenta y UrBeeCode, actuará como encargado del tratamiento, procesando los datos por cuenta del cliente y conforme a:

• Sus instrucciones documentadas.
• El contrato de prestación del servicio.
• El acuerdo de encargo de tratamiento correspondiente.
• La normativa ecuatoriana aplicable.

La determinación final de los roles dependerá de las circunstancias reales de cada tratamiento y de lo establecido contractualmente con cada cliente.

4. Independencia y aislamiento entre conjuntos

Cada conjunto contratado opera en una instancia independiente de Alicuenta, con:

• Su propio contenedor de ejecución.
• Su propia base de datos.
• Sus propios usuarios y permisos.
• Su propia configuración e identidad visual.

La información de un conjunto no se mezcla ni se comparte con otros conjuntos clientes de Alicuenta.

Entre otros, se mantienen separados los datos relacionados con:

• Unidades residenciales.
• Copropietarios y residentes.
• Deudas y alícuotas.
• Pagos y comprobantes.
• Reservas.
• Visitantes.
• Comunicados.
• Documentos.
• Asambleas y votaciones.
• Inventario.
• Información administrativa y contable.

Esta separación no impide el uso de proveedores tecnológicos estrictamente necesarios para operar la plataforma, siempre sujeto a las obligaciones legales y contractuales aplicables.

5. Categorías de datos personales tratados

Dependiendo de las funciones habilitadas y de la relación del usuario con Alicuenta, podrán tratarse las siguientes categorías de datos.

5.1. Datos de identificación

• Nombres y apellidos.
• Número de cédula u otro identificador permitido.
• Rol dentro del conjunto.
• Unidad residencial vinculada.
• Información necesaria para identificar al usuario dentro de la comunidad.

5.2. Datos de contacto

• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Dirección u otros datos de contacto cuando sean necesarios.

5.3. Datos de cuenta y acceso

• Usuario o correo utilizado para autenticación.
• Contraseña almacenada mediante mecanismos seguros de protección.
• Roles y permisos.
• Estado de la cuenta.
• Registros de inicio de sesión y actividad relevante.

5.4. Datos administrativos y financieros

Según la configuración del conjunto:

• Alícuotas.
• Deudas.
• Multas.
• Convenios de pago.
• Pagos.
• Comprobantes.
• Estado de cartera.
• Movimientos contables vinculados con la administración del conjunto.
• Información necesaria para generar recibos, certificados o reportes.

Alicuenta no necesita almacenar números completos de tarjetas de pago cuando el cobro sea procesado por una pasarela externa. Los proveedores de pago aplicables podrán tratar información bajo sus propios términos y políticas.

5.5. Datos de reservas y comunidad

• Solicitudes de reserva de áreas comunes.
• Estado de las reservas.
• Comunicados y notificaciones.
• Participación en asambleas y votaciones.
• Solicitudes de certificados o documentos.

5.6. Datos de visitantes y portería

Cuando el módulo correspondiente esté habilitado:

• Nombres y apellidos.
• Número de identificación cuando sea requerido por el conjunto.
• Unidad de destino.
• Placa vehicular, cuando corresponda.
• Fecha y hora de entrada.
• Fecha y hora de salida.
• Personal que registró el ingreso o salida.

5.7. Datos técnicos y de seguridad

Podrán tratarse datos técnicos necesarios para operar y proteger el servicio, tales como:

• Dirección IP.
• Navegador.
• Tipo de dispositivo.
• Sistema operativo.
• Fecha y hora de acceso.
• Registros de seguridad.
• Eventos de auditoría.
• Información técnica necesaria para diagnosticar incidencias.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán tratarse, según corresponda, para:

1. Crear, autenticar y administrar cuentas.
2. Proporcionar acceso a Alicuenta.
3. Administrar unidades residenciales y usuarios vinculados.
4. Gestionar alícuotas, deudas, multas, pagos y comprobantes.
5. Gestionar convenios de pago y seguimiento de cartera.
6. Gestionar reservas de áreas comunes.
7. Gestionar visitantes y operaciones de portería.
8. Gestionar solicitudes y emisión de certificados.
9. Publicar comunicados y notificaciones.
10. Gestionar asambleas, consultas y votaciones.
11. Gestionar documentos, reglamentos e información institucional.
12. Mantener registros contables y administrativos cuando corresponda.
13. Mantener trazabilidad y registros de auditoría.
14. Proteger la seguridad de la plataforma y prevenir accesos no autorizados.
15. Prestar soporte técnico.
16. Gestionar la relación comercial con clientes.
17. Cumplir obligaciones legales y regulatorias.
18. Mejorar la estabilidad, seguridad y funcionamiento de la plataforma, utilizando información técnica y, cuando sea posible, datos agregados o no directamente identificativos.

Alicuenta no utilizará los datos administrados por un conjunto para fines incompatibles con la prestación del servicio contratado.

7. Base de legitimación

El tratamiento de datos personales se realizará conforme a una o más bases de legitimación reconocidas por la normativa ecuatoriana, según corresponda, entre ellas:

• Consentimiento del titular.
• Ejecución de medidas precontractuales o de una relación contractual.
• Cumplimiento de obligaciones legales.
• Cumplimiento de obligaciones del responsable del tratamiento.
• Interés legítimo cuando resulte jurídicamente aplicable y se realice la evaluación correspondiente.
• Ejercicio o defensa de derechos.
• Otras bases previstas en la legislación ecuatoriana.

Cuando el tratamiento sea realizado por Alicuenta como encargado, corresponderá al responsable del tratamiento determinar y documentar la base que legitima dicho tratamiento.

8. Datos de visitantes y otras personas que no crean una cuenta

Determinadas funcionalidades pueden implicar el registro de datos de personas que no tienen una cuenta en Alicuenta, por ejemplo visitantes de un conjunto.

En estos casos, el conjunto o administración responsable deberá:

• Contar con una base de legitimación válida.
• Proporcionar la información exigida por la normativa cuando corresponda.
• Evitar recopilar datos innecesarios.
• Configurar y utilizar el módulo de acuerdo con sus obligaciones legales.

Alicuenta procesará dichos datos únicamente para prestar el servicio conforme a las instrucciones del cliente.

9. Proveedores y subencargados

Para prestar Alicuenta pueden utilizarse proveedores tecnológicos que apoyen funciones como:

• Infraestructura y alojamiento.
• Almacenamiento de archivos.
• Correo electrónico.
• Monitoreo y seguridad.
• Procesamiento de pagos.
• Copias de seguridad.
• Analítica técnica sin necesidad de incorporar datos personales no requeridos.

Cuando un proveedor trate datos por cuenta de Alicuenta, se adoptarán las medidas contractuales y de seguridad exigibles según la legislación aplicable.

La utilización de proveedores no autoriza a dichos terceros a usar la información para finalidades propias incompatibles con el servicio contratado.

10. Transferencias, comunicaciones y accesos desde otras jurisdicciones

Cuando exista una transferencia o comunicación de datos personales sujeta a las reglas de la LOPDP, su Reglamento y normativa de la SPDP, se aplicarán los mecanismos y garantías correspondientes.

Las relaciones de encargo de tratamiento se regirán por las disposiciones específicas aplicables a responsable y encargado.

Cuando la infraestructura o un proveedor se encuentre fuera del Ecuador, Alicuenta evaluará la figura jurídica aplicable y adoptará las salvaguardas contractuales y técnicas que correspondan.

11. Conservación de datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recopilados y las obligaciones legales aplicables.

En particular:

• Los datos del cliente se conservarán mientras exista la relación contractual y durante los periodos adicionales legalmente requeridos.
• Los datos administrados por un conjunto se conservarán conforme a las instrucciones del responsable, el contrato y los periodos configurados o legalmente exigibles.
• Los registros de auditoría podrán mantenerse durante el periodo necesario para seguridad, trazabilidad y cumplimiento.
• Los registros de visitantes podrán sujetarse a políticas de retención específicas definidas por el conjunto y por la configuración de la plataforma.

Cuando la información deje de ser necesaria, será eliminada, anonimizada o bloqueada/conservada únicamente cuando exista obligación o base jurídica para ello.

12. Seguridad de la información

Alicuenta aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger los datos personales frente a:

• Acceso no autorizado.
• Alteración.
• Pérdida.
• Destrucción.
• Divulgación no autorizada.
• Uso indebido.

Entre las medidas aplicables pueden incluirse:

• Control de acceso por roles y permisos.
• Protección de credenciales.
• Cifrado de información sensible cuando corresponda.
• Registros de auditoría.
• Separación de bases de datos por conjunto.
• Protección de archivos privados.
• Copias de seguridad y mecanismos de recuperación.
• Controles de infraestructura y actualizaciones de seguridad.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta; por ello, las medidas se revisan y actualizan de acuerdo con los riesgos razonablemente identificados y el estado de la técnica.

13. Incidentes de seguridad

Cuando se detecte una vulneración de seguridad que afecte datos personales, Alicuenta:

1. Adoptará medidas razonables para contener y analizar el incidente.
2. Informará al cliente responsable del tratamiento cuando Alicuenta actúe como encargado y el incidente afecte datos tratados por cuenta de dicho cliente.
3. Cooperará con el responsable para que pueda cumplir las obligaciones de notificación que le correspondan.
4. Realizará las comunicaciones a titulares o autoridades que sean legalmente exigibles cuando Alicuenta actúe como responsable.

14. Derechos de los titulares

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación ecuatoriana aplicable, incluyendo, cuando corresponda:

• Información.
• Acceso.
• Rectificación y actualización.
• Eliminación.
• Oposición.
• Anulación.
• Limitación del tratamiento.
• Portabilidad.
• Suspensión del tratamiento.
• Revocación del consentimiento cuando el tratamiento se base en consentimiento.
• Derechos frente a decisiones automatizadas, cuando resulten aplicables.

14.1. Datos tratados directamente por Alicuenta

Cuando Ricardo Yaguachi actúe como responsable, las solicitudes podrán enviarse a:

[email protected]

La solicitud deberá contener información suficiente para verificar razonablemente la identidad del solicitante y comprender el derecho que desea ejercer.

14.2. Datos tratados por cuenta de un conjunto

Cuando Alicuenta actúe como encargado, la solicitud deberá dirigirse principalmente al conjunto, administración o entidad responsable del tratamiento.

Si Alicuenta recibe directamente una solicitud relativa a información tratada por cuenta de un cliente, podrá remitirla al responsable correspondiente y prestar la asistencia razonablemente necesaria para su atención.

15. Datos de menores de edad

Alicuenta no está diseñada para ofrecer cuentas autónomas a menores de edad salvo que exista una configuración, autorización y base jurídica que lo permita conforme a la legislación aplicable.

Cuando un conjunto trate información relacionada con menores dentro de su gestión comunitaria, corresponderá al responsable garantizar la legitimidad y condiciones de dicho tratamiento.

16. Cookies y tecnologías similares

Alicuenta puede utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para:

• Autenticación.
• Seguridad.
• Mantener sesiones.
• Recordar preferencias.
• Garantizar funcionamiento técnico.
• Analizar el rendimiento del servicio cuando corresponda.

Cuando se utilicen tecnologías no estrictamente necesarias que requieran consentimiento, se implementarán los mecanismos de información y elección aplicables.

17. Comunicaciones

Alicuenta podrá enviar comunicaciones operativas necesarias para:

• Acceso y seguridad de la cuenta.
• Recuperación de contraseña.
• Soporte.
• Cambios relevantes del servicio.
• Operaciones solicitadas por el usuario o configuradas por el conjunto.

Las comunicaciones comerciales propias de UrBeeCode, cuando las hubiera, se gestionarán de acuerdo con la base jurídica correspondiente y las opciones de oposición o baja disponibles.

18. Cambios a esta Política

Esta Política podrá actualizarse por:

• Cambios legales o regulatorios.
• Modificaciones relevantes de Alicuenta.
• Nuevas funcionalidades.
• Cambios en proveedores o procesos de tratamiento.
• Mejoras de seguridad y cumplimiento.

La versión vigente se publicará en el sitio oficial de Alicuenta indicando la fecha de última actualización.

Cuando un cambio requiera nueva información o consentimiento del titular conforme a la ley, se aplicará el mecanismo correspondiente.

19. Contacto

Para consultas de privacidad o protección de datos:

Ricardo Yaguachi — UrBeeCode / Alicuenta
RUC: 1726773623001
Domicilio: Quito, Ecuador
Correo: [email protected]

20. Autoridad de control

Los titulares conservan el derecho de acudir ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador y ejercer los mecanismos previstos en la legislación aplicable cuando consideren que sus derechos han sido vulnerados.