Versión: 1.0
Última actualización: 12 de septiembre de 2026

1. Identificación del prestador

Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, contratación y utilización de Alicuenta, plataforma web desarrollada y operada por:

Ricardo Yaguachi
RUC: 1726773623001
Nombre comercial: UrBeeCode
Domicilio: Quito, Ecuador
Correo: [email protected]

En adelante, “Alicuenta”, “UrBeeCode”, “nosotros”, “nuestro” o “el prestador”.

2. Aceptación

Al contratar, registrarse, acceder o utilizar Alicuenta, el cliente y los usuarios autorizados declaran conocer y aceptar estos Términos y Condiciones, la Política de Privacidad aplicable y las condiciones particulares de contratación que correspondan.

Cuando Alicuenta sea contratado por un conjunto residencial, administración, asociación, persona natural o jurídica, podrán existir documentos adicionales, entre ellos:

• Orden de servicio o propuesta comercial.
• Contrato de prestación de servicios.
• Acuerdo de encargo de tratamiento de datos personales.
• Condiciones particulares de implementación.
• Anexos técnicos o comerciales.

En caso de contradicción, prevalecerán las condiciones particulares expresamente acordadas por escrito para el cliente sobre las disposiciones generales de estos Términos, en aquello que resulte compatible con la legislación aplicable.

3. Descripción del servicio

Alicuenta es una plataforma web para la administración de conjuntos residenciales que permite centralizar procesos financieros, administrativos, operativos y comunitarios.

Según las funcionalidades habilitadas, puede incluir:

• Gestión de residencias y copropietarios.
• Gestión de directiva y personal.
• Alícuotas y otras deudas.
• Multas e impugnaciones.
• Pagos y comprobantes.
• Convenios de pago.
• Contabilidad.
• Reservas de áreas comunes.
• Visitantes y portería.
• Cartelera y comunicados.
• Asambleas y votaciones.
• Documentos y certificados.
• Donaciones e inventario.
• Informes.
• Auditoría.
• Gestión de permisos.
• Configuración e identidad visual del conjunto.

Determinadas funcionalidades pueden encontrarse en desarrollo, prueba, disponibilidad limitada o depender de integraciones externas. Alicuenta no presentará como operativa una función que no se encuentre disponible para el cliente.

4. Naturaleza del servicio

Alicuenta proporciona una herramienta tecnológica para apoyar la administración de conjuntos residenciales.

Alicuenta no constituye por sí misma:

• Una empresa administradora de propiedades.
• Una firma de contabilidad.
• Una firma jurídica.
• Un servicio de vigilancia privada.
• Una entidad financiera.
• Una autoridad del conjunto.
• Un sustituto de las obligaciones de la directiva o administración.

Las decisiones administrativas, financieras, legales, contables, comunitarias o disciplinarias corresponden al cliente y a las personas facultadas conforme a la ley, reglamentos y normas internas aplicables.

5. Cliente y usuarios autorizados

El cliente es la persona natural o jurídica, conjunto residencial, administración u organización que contrata Alicuenta.

Los usuarios autorizados son las personas a quienes el cliente o Alicuenta, conforme a las instrucciones del cliente, proporciona acceso a la plataforma.

Pueden existir distintos roles, como:

• Administrador.
• Superadministrador.
• Presidente.
• Tesorero.
• Secretario.
• Comité de vigilancia.
• Copropietario.
• Personal de portería.
• Otros roles configurados.

Cada rol podrá acceder únicamente a las funciones permitidas por su configuración y permisos.

6. Registro, credenciales y seguridad de la cuenta

El usuario deberá proporcionar información verdadera, actualizada y suficiente para utilizar la plataforma.

El usuario es responsable de:

• Mantener la confidencialidad de sus credenciales.
• No compartir contraseñas.
• Utilizar una contraseña adecuada.
• Cerrar sesiones en dispositivos compartidos.
• Informar sin demora sobre accesos no autorizados o sospechosos.

El cliente es responsable de mantener actualizados los usuarios, roles y permisos correspondientes a su organización.

Alicuenta podrá forzar cambios de contraseña, suspender sesiones o aplicar otras medidas cuando exista un riesgo razonable de seguridad.

7. Responsabilidades del cliente

El cliente se compromete a:

1. Utilizar Alicuenta conforme a la legislación aplicable.
2. Proporcionar información veraz y mantenerla actualizada.
3. Designar usuarios y permisos de forma adecuada.
4. Mantener la confidencialidad de las credenciales administrativas.
5. Verificar los valores, conceptos, deudas, multas y demás información financiera que registre o emita.
6. Contar con las autorizaciones y bases jurídicas necesarias para tratar datos personales.
7. Informar a residentes, copropietarios, visitantes y demás titulares cuando legalmente corresponda.
8. Configurar los periodos, montos, áreas comunes y demás parámetros de forma correcta.
9. No utilizar Alicuenta para fines ilícitos o ajenos a la gestión autorizada.
10. Cumplir las condiciones de pago del servicio.

8. Independencia de cada conjunto

Cada conjunto contratado opera en una instancia independiente de Alicuenta, con:

• Su propio contenedor.
• Su propia base de datos.
• Sus propios usuarios.
• Sus propios permisos.
• Su propia configuración.

La información registrada por un cliente no se comparte con otros conjuntos clientes de Alicuenta.

La arquitectura de separación no elimina la posibilidad de que proveedores tecnológicos autorizados intervengan en la prestación de servicios de infraestructura, correo, pagos, almacenamiento u otras funciones necesarias, sujetos a los controles correspondientes.

9. Titularidad y control de la información del cliente

La contratación de Alicuenta no transfiere a Ricardo Yaguachi ni a UrBeeCode la propiedad de los datos, documentos o información que el cliente incorpore a la plataforma.

El cliente conserva los derechos y responsabilidades que legalmente le correspondan sobre su información.

El cliente autoriza a Alicuenta a alojar, almacenar, procesar, respaldar, transmitir y proteger dicha información en la medida necesaria para:

• Prestar el servicio.
• Dar soporte.
• Mantener la seguridad.
• Cumplir instrucciones del cliente.
• Cumplir obligaciones legales.

El tratamiento de datos personales se regirá además por la Política de Privacidad y el acuerdo de encargo de tratamiento correspondiente.

10. Información financiera y administrativa

Alicuenta permite registrar y gestionar información como:

• Alícuotas ordinarias.
• Expensas extraordinarias.
• Multas.
• Otras deudas.
• Pagos.
• Convenios.
• Ingresos.
• Egresos.
• Comprobantes.

La determinación de los valores y su legitimidad corresponde al cliente y a las autoridades internas competentes del conjunto.

Alicuenta no crea por sí misma una obligación de pago frente a un copropietario; la plataforma registra y procesa la información que el cliente ingresa o genera conforme a sus decisiones y reglas.

11. Pagos de copropietarios

Los medios de pago disponibles dependerán de la configuración del cliente y de las integraciones activas.

Podrán habilitarse, según disponibilidad:

• Transferencia bancaria.
• Efectivo.
• PayPal.
• PayPhone.
• Otros medios que puedan incorporarse posteriormente.

Cuando intervenga un proveedor externo de pagos:

• Podrán aplicarse sus propios términos y políticas.
• La disponibilidad del servicio dependerá parcialmente de dicho proveedor.
• Alicuenta no deberá almacenar información de tarjeta que no resulte necesaria para la prestación de su servicio.

El cliente será responsable de mantener correctos sus datos bancarios y configuraciones de cobro.

12. Funcionalidades futuras o no habilitadas

Las funcionalidades identificadas como “próximamente”, “en desarrollo”, “beta” o similares no forman parte de las funciones garantizadas mientras no se habiliten oficialmente para el cliente.

Una integración no operativa no deberá entenderse incluida por el solo hecho de aparecer mencionada en una hoja de ruta, demostración, diseño, prototipo o material informativo.

13. Planes, precios e impuestos

Los precios y planes aplicables serán los:

• Publicados en el sitio oficial de Alicuenta al momento de contratar; o
• Incluidos en una propuesta, cotización, orden de servicio o contrato aceptado por el cliente.

Salvo indicación expresa, los valores podrán estar sujetos a los impuestos aplicables en Ecuador.

Alicuenta podrá modificar los precios para futuras contrataciones o renovaciones, informando al cliente cuando el cambio afecte su relación contractual conforme a las condiciones vigentes.

Un cambio de precio no tendrá efecto retroactivo sobre periodos ya pagados.

14. Pruebas gratuitas o promocionales

Alicuenta podrá ofrecer periodos de prueba, descuentos o promociones.

Las condiciones aplicables serán las informadas al momento de activar la promoción, incluyendo, cuando corresponda:

• Duración.
• Funciones incluidas.
• Límites de uso.
• Requisitos para continuar con un plan pagado.

La disponibilidad de una promoción en un momento determinado no obliga a mantenerla indefinidamente.

15. Implementación y carga inicial de datos

La puesta en marcha podrá incluir, según el acuerdo con el cliente:

• Configuración del nombre del conjunto.
• Logo y colores.
• Creación de usuarios iniciales.
• Carga de unidades residenciales.
• Importación de saldos iniciales.
• Configuración de métodos de pago.
• Capacitación.

El cliente deberá proporcionar información suficiente, correcta y en el formato solicitado.

Alicuenta no será responsable por errores derivados directamente de datos incorrectos, incompletos o desactualizados entregados por el cliente, sin perjuicio de su obligación de corregir fallos imputables a la plataforma.

16. Soporte

Alicuenta proporcionará soporte mediante los canales y horarios que se comuniquen al cliente.

El soporte podrá cubrir:

• Incidencias de acceso.
• Errores funcionales.
• Ayuda sobre configuración.
• Consultas sobre uso de la plataforma.

El soporte no incluye, salvo acuerdo expreso:

• Administración operativa del conjunto.
• Asesoría legal.
• Asesoría contable.
• Elaboración de decisiones de directiva.
• Revisión de la legitimidad de multas o cobros.
• Gestión de conflictos entre residentes.

17. Disponibilidad y mantenimiento

Alicuenta procurará mantener la plataforma disponible de forma razonable y continua.

Podrán producirse interrupciones por:

• Mantenimiento.
• Actualizaciones.
• Incidentes de seguridad.
• Fallos de infraestructura.
• Fallos de proveedores externos.
• Problemas de conectividad.
• Fuerza mayor o hechos fuera del control razonable del prestador.

Cuando resulte razonablemente posible, se procurará informar sobre mantenimientos programados que puedan producir interrupciones relevantes.

Salvo que exista un acuerdo de nivel de servicio específico, estos Términos no constituyen una garantía de disponibilidad del cien por ciento.

18. Actualizaciones y evolución del producto

Alicuenta podrá:

• Corregir errores.
• Mejorar funciones.
• Cambiar interfaces.
• Incorporar módulos.
• Modificar procesos.
• Retirar funciones obsoletas o inseguras.

Los cambios materiales que afecten significativamente las condiciones contratadas serán gestionados conforme al contrato y a la legislación aplicable.

19. Servicios de terceros

Alicuenta puede depender de proveedores externos para funciones como:

• Infraestructura.
• Almacenamiento.
• Correo electrónico.
• Pasarelas de pago.
• Monitoreo.
• Analítica técnica.

Dichos servicios pueden estar sujetos a condiciones propias y experimentar interrupciones independientes de Alicuenta.

Esto no excluirá las responsabilidades que legalmente correspondan al prestador respecto de la selección y gestión de proveedores bajo su control.

20. Propiedad intelectual

Alicuenta, su código, interfaces, diseño, documentación, contenidos propios, identidad visual y demás elementos protegibles pertenecen a Ricardo Yaguachi o a sus respectivos titulares.

UrBeeCode y Alicuenta son denominaciones utilizadas comercialmente por el prestador. El uso de dichas denominaciones no concede al cliente derechos de propiedad sobre ellas.

El cliente recibe únicamente un derecho limitado, revocable, no exclusivo y no transferible para utilizar Alicuenta durante la vigencia de su contratación y conforme a estos Términos.

El cliente no podrá, salvo autorización o derecho legal aplicable:

• Copiar el software.
• Revender accesos no autorizados.
• Intentar vulnerar o eludir sus controles.
• Utilizar la plataforma para desarrollar un producto derivado mediante apropiación no autorizada de código o contenidos.
• Eliminar avisos de propiedad intelectual.

21. Contenido y marcas del cliente

El cliente autoriza a Alicuenta a mostrar dentro de su instancia:

• Nombre del conjunto.
• Logo.
• Colores.
• Información institucional.

Esta autorización se limita a la prestación del servicio y no transfiere la propiedad de dichos elementos.

El cliente declara contar con los derechos necesarios sobre los elementos que proporcione.

22. Uso prohibido

Queda prohibido:

• Utilizar Alicuenta para fines ilícitos.
• Suplantar identidades.
• Acceder a cuentas o información sin autorización.
• Compartir credenciales con personas no autorizadas.
• Intentar vulnerar la seguridad.
• Introducir código malicioso.
• Interferir deliberadamente con la disponibilidad de la plataforma.
• Extraer datos masivamente mediante mecanismos no autorizados.
• Utilizar los datos obtenidos a través de Alicuenta para finalidades incompatibles con aquellas que legitimaron su tratamiento.
• Realizar actividades que vulneren derechos de terceros.

Alicuenta podrá suspender temporalmente accesos cuando sea razonablemente necesario para proteger la seguridad del servicio o evitar daños.

23. Suspensión por falta de pago

Cuando exista mora en el pago del servicio, Alicuenta podrá aplicar las medidas establecidas en el contrato o propuesta comercial, incluyendo la suspensión del acceso después de las notificaciones o plazos aplicables.

La suspensión no autoriza a Alicuenta a apropiarse de la información del cliente.

Las obligaciones de conservación, devolución o eliminación de datos se regirán por la ley y los acuerdos aplicables.

24. Terminación

La relación podrá terminar por:

• Solicitud del cliente conforme a su contrato.
• Finalización del periodo contratado.
• Incumplimiento material no subsanado.
• Uso ilícito o fraudulento.
• Riesgo grave para la seguridad.
• Falta de pago conforme a las condiciones acordadas.
• Otras causas previstas legal o contractualmente.

Cuando resulte razonable y legalmente procedente, se dará oportunidad de subsanar el incumplimiento antes de una terminación definitiva.

25. Exportación, devolución y eliminación de información

Al finalizar la relación, el tratamiento de la información se realizará conforme a:

• La legislación aplicable.
• La Política de Privacidad.
• El acuerdo de encargo de tratamiento.
• Las obligaciones legales de conservación.
• Las condiciones específicas del cliente.

Cuando corresponda, Alicuenta facilitará los mecanismos acordados para exportar o devolver información antes de su eliminación.

Las copias de seguridad podrán conservarse temporalmente hasta completar sus ciclos normales de rotación, permaneciendo protegidas y sin utilizarse para finalidades distintas de recuperación o cumplimiento.

26. Protección de datos personales

El uso de Alicuenta implica tratamiento de datos personales.

Las partes se obligan a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y normativa aplicable emitida por la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

Cuando Alicuenta trate datos por cuenta del cliente, las partes deberán regular la relación responsable-encargado mediante el acuerdo correspondiente.

La Política de Privacidad de Alicuenta forma parte del marco aplicable al servicio.

27. Confidencialidad

Alicuenta mantendrá medidas razonables para proteger la confidencialidad de información no pública recibida del cliente.

El personal o proveedores que requieran acceso por razones de soporte, seguridad, mantenimiento o prestación del servicio deberán estar sujetos a obligaciones de confidencialidad apropiadas.

El cliente deberá aplicar medidas equivalentes respecto de credenciales, información interna y datos personales accesibles a sus usuarios.

28. Responsabilidad

Cada parte responderá por los actos u omisiones que le sean imputables conforme a la legislación aplicable y a los acuerdos celebrados.

Alicuenta no será responsable por decisiones administrativas adoptadas exclusivamente por el cliente, incluyendo:

• Fijación de alícuotas.
• Imposición de multas.
• Aprobación o rechazo de reservas.
• Decisiones de asambleas.
• Contenido de comunicados.
• Datos incorrectos ingresados por el cliente.

Ninguna disposición de estos Términos pretende excluir o limitar derechos o responsabilidades que legalmente no puedan renunciarse o limitarse, especialmente cuando resulte aplicable la normativa ecuatoriana de protección al consumidor.

29. Fuerza mayor

Ninguna parte será responsable por incumplimientos causados directamente por acontecimientos fuera de su control razonable, en la medida permitida por la legislación aplicable, siempre que adopte medidas razonables para reducir sus efectos.

30. Modificaciones de estos Términos

Alicuenta podrá actualizar estos Términos por:

• Cambios legales.
• Cambios regulatorios.
• Evolución del producto.
• Cambios operativos.
• Necesidades de seguridad.

La versión vigente indicará su fecha de actualización.

Cuando un cambio afecte materialmente derechos u obligaciones de un cliente vigente, se comunicará de acuerdo con la ley y las condiciones de contratación aplicables.

31. Legislación aplicable y solución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República del Ecuador.

Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia mediante comunicación directa.

Si no fuera posible alcanzar una solución, serán competentes las autoridades o jueces que correspondan conforme a la legislación ecuatoriana, respetando en todo momento los derechos irrenunciables que resulten aplicables.

32. Integridad y nulidad parcial

Si una disposición de estos Términos fuera declarada inválida o inaplicable, las demás disposiciones continuarán vigentes en la medida permitida por la ley.

33. Contacto

Ricardo Yaguachi — UrBeeCode / Alicuenta
RUC: 1726773623001
Domicilio: Quito, Ecuador
Correo: [email protected]